Datenschutzhinweise zum Online-Portal der Mitgliederversammlung 2021 von Fortuna Düsseldorf

Der Düsseldorfer Turn- und Sportverein Fortuna 1895 e.V. (nachstehend „Veranstalter“ genannt) möchte Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Online-Portals informieren.

Der Veranstalter bietet den Nutzern über das Portal relevante Informationen zur Veranstaltung und insbesondere die Möglichkeit zur Abstimmung und zur Wahrnehmung des Rederechtes im Rahmen der Beschlussfassungen an.

Die Hinweise haben keinen Regelungscharakter, sie dienen nur Ihrer Information.

1. Allgemeine Informationen
An dieser Stelle informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Ihnen zustehenden Rechte im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Portals.

Personenbezogene Daten sind dabei alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

1.1 Kontaktdaten Verantwortlicher
Düsseldorfer Turn- und Sportverein Fortuna 1895 e.V.
Toni-Turek-Haus
Flinger Broich 87
40235 Düsseldorf
Tel. 0211 / 238010
E-Mail: service@f95.de

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Niels Kill
c/o Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Mörsenbroicher Weg 200
40470 Düsseldorf
Telefon: 0211-936748-0
E-Mail: datenschutz@f95.de

1.3 Empfängerkategorien Ihrer personenbezogenen Daten
Mitarbeitende unseres Unternehmens und Dienstleister, die uns bei der Datenverarbeitung im Rahmen der Auftragsverarbeitung unterstützen (Dienstleister für IT-Betrieb, Kundenservice), haben zur Erfüllung der unten genannten Zwecke soweit erforderlich Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Gesetzlich sind wir im Einzelfall verpflichtet, personenbezogenen Daten an Behörden (z. B. Auskunftsersuchen von Ermittlungsbehörden) oder natürliche/juristische Personen (z. B. zur Geltendmachung von Ansprüchen) zu übermitteln.

1.4 Ort der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur in Deutschland und in der Europäischen Union.  

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Inte-essen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

1.5 Ihre Rechte
Im Sinne der DSGVO stehen betroffenen Personen grundsätzlich folgende Rechte zu:

Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, eine durch Sie erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person oder zu Ihrem Pseudonym gespeicherten Daten zu verlangen. Auf Ihr Verlangen kann die Auskunft auch elektronisch erteilt werden.

Recht auf Korrektur, Löschung, oder Sperrung: Sie haben das Recht, die Korrektur, Löschung oder Sperrung der zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Sollten gesetzliche Vorschriften eine Löschung nicht zulassen, werden Ihre Daten stattdessen gesperrt, so dass sie nur noch zum Zwecke der zwingenden gesetzlichen Vorschriften zugänglich sind.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Erhalt oder Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Widerspruchsrecht: Sie haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Widerspruch. Hierrüber informieren wir Sie weiter unten.

Zur Wahrnehmung Ihrer vorstehenden Rechte auf Widerruf, Auskunft, Korrektur, Löschung oder Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten, wenden Sie sich bitte an den unter Ziffer 1.1 genannten Verantwortlichen. Die Inanspruchnahme Ihrer vorstehenden Rechte ist für Sie kostenlos.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Sie können sich hierzu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

1.6 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1.7 Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen. Im Online-Status wird immer die aktuelle Datenschutzerklärung angezeigt.

2. Unser Online-Portal
Wir möchten Sie im Folgenden darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen Ihrer ausgewählten Nutzung der einzelnen Funktionen verarbeiten.

2.1 Anmeldung
Damit Sie das Online-Portal nutzen können, ist eine Anmeldung notwendig. Dazu geben Sie Ihren übermittelten Benutzernamen und das Passwort ein. Anhand Ihres Benutzernamens wird geprüft, welchem Berechtigungskreis Sie zuzuordnen sind. Anschließend steht Ihnen das Portal zur Nutzung bereit.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie im Rahmen der Anmeldung angeben, zur Freischaltung des Portals und damit zur Erfüllung des Vertrages über die Portal-Nutzung (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO). Die Daten zur Registrierung werden unverzüglich spätestens nach einem Tag nach Veranstaltungsende gelöscht.

2.2 Nutzung des Portals
Bei Aufruf unseres Portals werden folgende Daten in einer Datei protokolliert (Logfile), soweit es nicht an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung davon abweichende Angaben gibt: Die angeforderten Anmeldedaten wie Benutzername und Passwort, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, übertragene Datenmenge im Rahmen der Verbindung, Typ und Version des verwendeten Browsers, verwendete Sprache, Name des Internet Service Providers und Ihre IP-Adresse.  Wir verarbeiten diese Daten für die Ermittlung und Beseitigung technischer Störungen und zur Verbesserung der Qualität unserer Services (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

Logfiles werden grundsätzlich spätestens einen Tag nach Veranstaltungsende gelöscht. Im Falle der Verletzung von Rechtsgütern oder in einem entsprechenden Verdachtsfall können die betroffenen Logfiles jedoch im Einzelfall bis zur Aufklärung und ggf. zur weiteren Verfolgung aufbewahrt werden (z. B. bei Straftaten wie Betrug). Dies gilt entsprechend für Fehler- und Störungsfälle bis zu deren Behebung.

Dabei werden insbesondere die folgenden Datenkategorien verarbeitet: Anrede, Ihr bürgerlicher Vor- und Nachname, Email-Adresse, ID, Stimmrechte, ihre eingegebenen Texteingaben zu Kommentare, Ihre abgegebenen Stimmen, Informationen über ihr verwendetes mobiles Endgerät wie IP Adressen, ggf. Browsertypen.

Der Umfang der Datenerhebung ist abhängig von der spezifischen, funktionalen Konfiguration des Online-Portals, für die der Veranstalter verantwortlich ist, und muss nicht zwingend alle vorhergehend aufgeführten Daten beinhalten.

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO gelöscht. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung insbesondere keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil deren Verarbeitung für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich ist, wird die Verarbeitung eingeschränkt. Das bedeutet, die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Besondere Vereinbarung zur Datenlöschung: Die Daten werden einen Tag nach Veranstaltungsende gelöscht.

3. Zweck der Verarbeitung

3.1 Betrieb des Portals
Die Verarbeitung der genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen ist erforderlich, um das Online-Portal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Mitgliederversammlung. Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das Portal als Service für Mitglieder bereitzustellen, um Ihre Mitgliederrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und an der virtuellen Mitgliederversammlung teilnehmen zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3.2 Ausübung des Frage- und Antragsrechtes
Sofern Sie als Mitglied von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen oder Anträge während der virtuellen Hauptversammlung zu stellen und Ihre Fragen/Anträge dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Mitgliederversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Mitgliederversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Teilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3.3 Ausübung des Stimmrechts
Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr (anonymisiertes) Abstimmverhalten, sofern Sie Ihr Stimmrecht während der virtuellen Mitgliederversammlung über die Abstimmungsfunktion im Portal ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der Mitgliederversammlung zu gewährleisten.

3.4 Verarbeitung zur Erstellung des Versammlungsprotokolls
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auch zur Erstellung eines Versammlungsprotokolls. Dieses Versammlungsprotokoll wird im Nachgang der Versammlung allen Mitgliedern zugänglich gemacht. In diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

3.5 Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten. In diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.